Quase todo negócio automotivo começa com caderno ou planilha, e não há nada de errado nisso. A planilha é flexível, gratuita e todo mundo sabe usar. A questão é saber em que momento ela deixa de ajudar e começa a atrapalhar.
Onde a planilha funciona bem
- Negócio com uma ou duas pessoas.
- Poucos atendimentos por dia.
- Controle financeiro simples: o que entrou e o que saiu.
- Quando o dono é quem preenche tudo.
Sinais de que a planilha ficou pequena
Mais de uma pessoa preenche
Duas pessoas editando o mesmo arquivo geram versões diferentes, linhas apagadas por engano e fórmulas quebradas. E não há como saber quem mudou o quê.
Você não acha o histórico do carro
O cliente pergunta quando trocou a correia e você precisa procurar em várias abas e arquivos. Com o histórico organizado por placa, a resposta sai em segundos.
O estoque nunca bate
A planilha só sabe que a peça saiu se alguém lembrar de anotar. Na correria, ninguém lembra.
O caixa não fecha
Pagamentos em dinheiro, Pix e cartão anotados em lugares diferentes, sangrias sem registro e uma diferença no fim do dia que ninguém sabe explicar.
Você não sabe se teve lucro no mês
Faturamento você até sabe. Mas, somando as contas pagas, comissões e compras de peças, quanto sobrou?
Os orçamentos ficam esquecidos
A planilha não avisa que três orçamentos estão esperando resposta há uma semana, nem que um cliente precisa trocar o óleo este mês.
O que um sistema resolve
- Cada pessoa com seu usuário e seu nível de acesso.
- Histórico de cada veículo pela placa.
- Totais calculados automaticamente, sem fórmula para quebrar.
- Estoque baixado pela ordem de serviço.
- Caixa com abertura, fechamento e conferência.
- Lembretes para chamar o cliente de volta.
- Registro de quem fez cada alteração.
E o custo?
Muita gente continua na planilha porque sistema costuma ter mensalidade. O GerenciaCar é gratuito, sem cartão e sem prazo de teste, para oficinas, estéticas, lava-rápidos e estacionamentos. Você pode começar com um módulo, como as ordens de serviço, e usar os outros quando fizer sentido.
Como migrar sem parar o negócio
- Cadastre seus serviços e preços.
- Comece a abrir as novas OS no sistema. Não precisa importar o histórico antigo.
- Os clientes e veículos são cadastrados conforme forem aparecendo.
- Depois de algumas semanas, cadastre o estoque e passe a usar o caixa.
Em pouco tempo a planilha fica só como arquivo de consulta.