A ordem de serviço (OS) é o documento que registra o que o cliente pediu, o que a oficina encontrou, o que foi feito e quanto custou. Ela organiza o trabalho da equipe e, se houver qualquer desentendimento, é a sua principal prova.
Uma OS bem feita não precisa ser longa. Precisa ter as informações certas.
Campos essenciais
Identificação
- Número sequencial da OS (nunca repita números).
- Data e hora de entrada e previsão de entrega.
- Dados da oficina: nome, CNPJ, endereço e telefone.
Cliente e veículo
- Nome, telefone e, se necessário, CPF ou CNPJ.
- Placa, marca, modelo, ano, cor e quilometragem na entrada.
Relato do cliente
Escreva com as palavras do cliente: "barulho na frente ao passar em lombada". Esse registro mostra o que foi pedido e evita o "eu não pedi isso" na hora de pagar.
Diagnóstico
O que o mecânico encontrou depois de avaliar o carro: "bieleta dianteira esquerda com folga". Separar relato e diagnóstico deixa claro o que é sintoma e o que é causa.
Serviços e peças
Liste cada item com quantidade, valor unitário e total. Separe mão de obra de peças, porque o cliente entende melhor o orçamento e você consegue analisar a margem de cada parte.
Totais, desconto e pagamento
Subtotal, desconto, total, valor já pago (sinal) e saldo a receber.
Garantia
Prazo em dias e o que está coberto. Peças e mão de obra podem ter prazos diferentes. Lembre que o Código de Defesa do Consumidor prevê prazos mínimos para reclamação de vícios em serviços, então o prazo combinado não pode ser menor do que a lei garante.
Aprovação e assinatura
Espaço para o cliente autorizar o orçamento e para assinar na retirada do veículo.
Checklist de entrada
Junto com a OS, registre o estado do carro na chegada: nível de combustível, avarias, estepe, objetos pessoais. Veja o guia de checklist de vistoria de veículo.
Modelo gratuito para imprimir
Se você ainda trabalha no papel, use o modelo de ordem de serviço para imprimir. Você pode preencher os dados da oficina na tela antes de imprimir.
OS em papel x OS no sistema
O papel resolve, mas tem limites: não soma sozinho, não avisa que a OS está parada esperando aprovação, não guarda o histórico da placa e se perde. No GerenciaCar a OS tem todos esses campos, o total é calculado automaticamente, as peças saem do estoque e o histórico do veículo fica guardado. A impressão e o PDF saem com os dados da sua oficina. E é gratuito.