O estoque da oficina costuma ter dois problemas ao mesmo tempo: peça que fica anos parada na prateleira e peça que falta justamente quando o cliente aprova o orçamento. Os dois custam dinheiro. O primeiro prende capital; o segundo atrasa a entrega ou faz você perder o serviço.
1. Decida o que vale a pena ter em estoque
Nem toda peça precisa ficar na prateleira. Mantenha em estoque o que sai toda semana: óleos, filtros, pastilhas, lâmpadas, palhetas, fluidos, abraçadeiras. Peças específicas de um modelo, compre sob encomenda. Uma boa autopeças com entrega rápida é parte do seu estoque.
2. Cadastre cada item do jeito certo
- Nome padronizado: "Filtro de óleo + código do fabricante", e não "filtro" em um lugar e "filtro óleo" em outro.
- SKU ou código interno: um código curto que você controla.
- Código de barras: o da embalagem. Com ele, a peça é encontrada em um segundo pelo leitor.
- Custo e preço de venda: para saber a margem de cada item.
- Localização: "prateleira B, caixa 3". Parece detalhe, mas economiza muito tempo.
- Fornecedor: de quem você costuma comprar.
3. Defina o estoque mínimo
Para cada item que você mantém em estoque, defina a quantidade em que é hora de comprar. Uma regra simples: quanto você usa no tempo que o fornecedor leva para entregar, mais uma folga. Se você usa 10 filtros por semana e o fornecedor entrega em 3 dias, um mínimo de 6 ou 7 unidades é razoável.
4. Registre toda entrada
Chegou nota de compra, dê entrada com quantidade, custo unitário e fornecedor. Assim o custo fica atualizado e você sabe de quem comprou cada lote se precisar acionar garantia.
5. Baixe as peças pela ordem de serviço
A saída mais comum de peças é a OS. Se a baixa depende de alguém lembrar de anotar, ela não acontece. O ideal é que a peça incluída na OS saia do estoque automaticamente, e volte se o item for removido ou a OS cancelada.
6. Faça inventário
De tempos em tempos, conte o que tem na prateleira e ajuste o saldo. Comece pelos itens mais caros e pelos que mais saem. Diferenças grandes e recorrentes indicam peça saindo sem registro.
7. Revise o preço de venda
Quando o custo sobe, a margem cai em silêncio. Veja o guia de como calcular o preço de venda de peças.
No sistema
O controle de estoque do GerenciaCar segue esse método: cadastro com SKU, código de barras, GTIN, NCM, localização e fornecedor; entradas, saídas e ajustes com histórico; baixa automática pela OS; e aviso de estoque mínimo no menu. Dá para cadastrar e incluir peças lendo o código de barras, inclusive com a câmera do celular. É gratuito.